Аутсорсинг документооборота

Компания ACCORD POST – лидер в области изготовления платежных и транзакционных документов в России.

Мы обеспечим безупречную работу по печати, отправке, обработке корреспонденции, сканированию и архивации документации. Привлечение ресурсов ACCORD POST даст уверенность в упорядоченном и четком документообороте.

  • Счета на оплату
  • Акты сдачи-приемки
  • Счета-фактуры
  • Выписки из реестров

Аутсорсинг документооборота от ACCORD POST

включает в себя полный цикл работ:

Загрузка
данных
Печать и отправка
пакетов документов
Прием возвратных
экземпляров
Интеграция
с CRM партнера
Передача сканов
и простановка статусов
Сканирование
и архивация

Преимущества

  • Аутсорсинг ведения документооборота избавит от необходимости содержать печатное оборудование и большой штат специалистов

  • Появится возможность планирования и оценки расходов

  • Увеличится скорость обработки документации

  • Повысится качество работы с контрагентами

  • Создание электронного архива позволит ускорить процессы, связанные с предоставлением документации контрагентам

Контроль возврата подписанных документов

Дополнительная коммуникация с контрагентом через контакт-центр и цифровые каналы ускорит процесс взаимодействия.

Сверка документов
с реестром отправок
Формирование списка
для долговой коммуникации
Звонок оператора
контакт-центра
Отправка
напоминания по E-mail
Получение
возвратного документа

Телефон отдела продаж:

+7 (499) 400 57 74


Аутсорсинг документооборота

Каждый, кто сталкивался с ведением документооборота знает, что этот процесс требует серьезных ресурсов, как временных, так и финансовых.

Особенности управления документооборотом

Ведение документации – задача, требующая соблюдения строгих регламентов и нормативов. Это не только необходимость, обусловленная законодательством, но и отдельная статья расходов. Рассмотрим подробнее нюансы и этапы работы ведения документации.

Чтобы организовать четкий процесс ведения документооборота необходимо содержать печатное оборудование, а также штат сотрудников, которые на постоянной основе будут заниматься печатью документов, простановкой печатей, упаковкой, походами в почтовое отделение для отправки, а также архивированием документации.

У сотрудников должен быть опыт, они должны обладать знаниями и выполнять работу по ведению документооборота пунктуально и качественно. Даже небольшая оплошность может нанести прямой или косвенный вред компании.

От качества документов напрямую зависят и сроки поступления оплаты от контрагентов, поэтому платежный документ должен быть понятным, удобным в использовании и отвечать требованиям законодательства.

Печать и доставка документов строгой отчетности для юридических лиц – один из важных этапов коммуникации с клиентами и партнерами.

Как помочь бизнесу с документооборотом?

Сокращение расходов на решение рутинных задач – важный момент при организации бизнес-процессов. Ведь зачастую вместо реализации важных стратегических целей приходится тратить ресурс именно на текущие задачи. Для устранения данной проблемы существует аутсорсинг документооборота. Централизация выпуска документов позволит соблюдать корпоративные требования и сократить сроки поступления платежей, тем самым снизить дебиторскую задолженность.

В комплекс работ входят: печать, комплектация, упаковка и отправка пакетов документов, сканирование и архивация документации, работа с базами данных и работа с возвратными документами, простановка печатей и подписей по доверенности, актуализация адресной информации, интеграция с CRM. При этом передача этих процессов на аутсорсинг становится выгоднее для бизнеса.

Преимущества ведения документооборота на аутсорсинге

  • Опыт подрядчика в ведении документооборота. Компетентность позволяет не беспокоиться о правильности решений.
  • Выгодные цены на почтовую рассылку
  • Услуги по документообороту на аутсорсинге существенно выгоднее, чем постоянная оплата работы штата ответственных сотрудников
  • Точное соблюдение сроков даже при миллионных тиражах
  • Возможность автоматической и ручной упаковки на современном оборудовании
  • Контроль возврата подписанных документов при помощи контакт-центра

Accord Post возьмет на себя всю рутинную работу по выпуску и доставке документов и создаст условия для добросовестного исполнения всех обязательств перед контрагентами.

Управление документооборотом силами наших специалистов позволит оптимизировать затраты, увеличит скорость обработки документации и избавит от необходимости содержать печатное оборудование и большой штат специалистов.

Позвоните нам и получите консультацию уже сегодня!


наверх