Cправочник

Приглашение на мероприятия

Мероприятия различного рода — неотъемлемая часть работы любой организации: коммерческой, государственной, благотворительной. Фестивали, конференции, деловые игры, выставки, семинары, тренинги, презентации, форумы, корпоративные вечера дают возможность обменяться полезной информацией, завязать новые партнерские отношения, найти инвесторов, что в конечном итоге способствует развитию бизнеса.

Далеко не у каждой компании существует собственная служба, способная качественно организовать приглашение на мероприятия. Не все в полной мере владеют этой высокоэффективной бизнес-технологией, позволяющей вести PR- компании и привлекать новых клиентов, деловых партнеров и меценатов. В этом случае лучше заказать данную услугу в специализированной фирме, сотрудники которой учтут все особенности конкретного мероприятия, уровень приглашенных лиц и максимально точно составят текст приглашения.

Как правило, приглашения на корпоративные мероприятия могут быть переданы несколькими способами:

Обзвон потенциальных посетителей мероприятия по заранее подготовленной клиентской базе.
Именная e-mail рассылка или рассылка по факсу.
Классическая почтовая рассылка приглашений, распечатанных на плотной качественной бумаге.

В идеале, нужно использовать все виды рассылок, чтобы обеспечить максимальную посещаемость мероприятия. Отреагирует ли тот или иной человек на ваше приглашение, зависит от психотипа персоны. Аудиалист лучше воспримет звуковую информацию, визуалист — зрительную, а кинестетик по достоинству оценит только то, что можно взять в руки.

Что входит в услугу "Приглашение на мероприятия"?

Формирование исходной базы данных потенциальных посетителей.
Отправка электронных и бумажных писем на указанные в базе адреса.
Обзвон всех приглашенных через 1-2 дня (срок, достаточный для доставки приглашений курьерской службой) для доведения всей важности и пользы мероприятия.
Оформление заявки на участие при выраженном интересе и согласии гостя.
Отслеживание количества регистраций и, при необходимости, расширение базы.
Повторный обзвон всех зарегистрировавшихся участников за 2-3 дня до мероприятия.
Почтовая или e-mail рассылка с благодарностью за участие.

Если приглашениями на корпоративные мероприятия будет заниматься профессиональная сервисная компания, можно избежать многих неудач: неполного охвата целевой аудитории, опоздания с приглашениями и ошибок в подготовке мероприятия.